"นักจดหมายเหตุอยู่บ้าน" แนวทางการปรับตัวของหอจดหมายเหตุในวิกฤติการณ์ของภาวะการระบาดของโควิด-19 ที่ยังคงต่อเนื่องอย่างน่าเป็นห่วง

-----------

โดย สัณห์ชัย โชติรสเศรณี

* พิมพ์ครั้งแรกในจดหมายข่าวหอภาพยนตร์ ฉบับที่ 62 มีนาคม-เมษายน 2564 

การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา 2019 ทำให้หลายประเทศจำเป็นต้องปิดเมืองเป็นการชั่วคราว ซึ่งส่งผลต่อหน่วยงานอย่างหอภาพยนตร์ และหอจดหมายเหตุแทบทุกที่จำเป็นต้องปิดให้บริการรวมไปถึงปิดสำนักงานชั่วคราว เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการป้องกันการแพร่ระบาด

สมาคมนักหอจดหมายเหตุอเมริกัน (Society of American Archivist) ได้ระดมความเห็น และจัดทำคู่มือ “นักจดหมายเหตุอยู่บ้าน” (Archivists at Home) ซึ่งเป็นเสมือนแนวคิดหลวม ๆ สำหรับนักจดหมายเหตุ หรือคนที่ทำงานในหน่วยงานจดหมายเหตุ ที่จะต้องปฏิบัติงานจากที่พักอาศัย ไม่สามารถเข้ามาทำงานในหน่วยงานได้ตามปกติ 

หอภาพยนตร์ เห็นว่าคู่มือดังกล่าวมีความน่าสนใจ และสามารถทำให้สังคมได้เห็นภาพการปฏิบัติงานบางส่วนของนักจดหมายเหตุในช่วงวิกฤติการณ์ จึงขอแปลและสรุปใจความสำคัญบางส่วนของคู่มือนี้ มาให้ผู้อ่านได้รับทราบกัน (โดยท่านสามารถเข้าไปดูคู่มือต้นฉบับได้ที่ เว็บไซต์สมาคมนักจดหมายเหตุอเมริกัน https://www2.archivists.org)

หน่วยงานหอจดหมายเหตุ 

หน่วยงานฯ จะต้องตัดสินใจว่า จะยังคงเปิดให้บริการหรือไม่ หากจะเปิดให้บริการ ก็ควรจะต้องปฏิบัติตามข้อแนะนำต่าง ๆ จากหน่วยงานสาธารณสุข ทั้งในแง่การรักษาความสะอาด การเช็ดพื้นผิวฆ่าเชื้อ รวมไปถึงเจ้าหน้าที่ที่มาปฏิบัติงานก็จะต้องมีมาตรการดูแลสุขภาพตัวเองให้ดี ส่วนการให้บริการก็ควรจะหลีกเลี่ยงการนัดหมายผู้ใช้บริการเข้ามาในช่วงที่มีการแพร่ระบาดสูง หน่วยงานต้องพึงระลึกว่า เจ้าหน้าที่หรือผู้ใช้บริการอาจจะไม่ใช่แค่ติดเชื้อ แต่เขาสามารถเป็นพาหะนำเชื้อไปติดผู้อื่นได้อีกด้วย นอกจากนี้ ควรงดการให้บริการเอกสารโบราณ ต้นฉบับต่าง ๆ ซึ่งอาจจะไม่สามารถทำความสะอาดฆ่าเชื้อได้ (เพราะน้ำยาฆ่าเชื้ออาจจะมีผลต่อวัสดุนั้น ๆ) 

กรณีที่หน่วยงานฯ จะปิดทำการชั่วคราว คู่มือได้แนะนำขั้นตอนการปฏิบัติ เช่น

• ปฏิบัติตามคู่มือการบริหารงานความต่อเนื่องในช่วงวิกฤติ (ถ้ามี) มอบหมายเจ้าหน้าที่ที่จะต้องเป็นผู้ประสานงานหลัก หรือมีการจัดเวรเจ้าหน้าที่ให้

กลับไปตรวจสอบความเรียบร้อยในหน่วยงานเป็นระยะ รวมไปถึงถ้าเป็นไปได้ควรจะมีเจ้าหน้าที่ที่สามารถตรวจสอบความเรียบร้อยของหน่วยงานผ่านระบบทางไกลได้ด้วย เช่น ตรวจเช็คอุณหภูมิ เครื่องควบคุมความชื้น ระบบไฟที่หล่อเลี้ยงเซิร์ฟเวอร์ หน่วยงานตรวจดูความเรียบร้อยผ่านกล้องวงจรปิด 

• สำหรับเจ้าหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติงานจากที่พักอาศัย จะต้องจัดทำเอกสารขออนุญาตและกำหนดเนื้องานที่จะต้องปฏิบัติงานจากที่พักอาศัย โดยคำนึงถึงสภาพแวดล้อมภายนอกที่เจ้าหน้าที่จะต้องเผชิญในครอบครัวด้วย เช่น ต้องดูแลบุตรหลานที่ไม่สามารถไปโรงเรียนได้ รวมไปถึงบุคคลในครอบครัว ซึ่งจะมีผลต่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานด้วย

• สื่อสารกับผู้ใช้บริการเรื่องระยะเวลาการปิดให้บริการให้ชัดเจน 

• ก่อนจะปิดหน่วยงาน ควรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุต่าง ๆ ได้ถูกจัดเก็บเรียบร้อย ไม่เสี่ยงที่จะต้องเจอความร้อน ความชื้น แสงสว่าง หรือปัจจัยแวดล้อมอื่น ๆ

งานที่สามารถปฏิบัติได้จากที่พักอาศัยหรือนอกสำนักงาน

คู่มือนักจดหมายเหตุอยู่บ้าน ได้แบ่งเนื้องานที่เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติได้จากที่พักอาศัยหรือนอกสำนักงาน โดยแบ่งเป็นกลุ่มงานใหญ่ ๆ 

งานบริหารและงานธุรการ สามารถปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน จัดประชุมผ่านระบบทางไกล ทบทวนแผนการปฏิบัติการกรณีฉุกเฉิน ค้นหาข้อมูลเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่สามารถนำมาใช้กับหน่วยงานได้ ติดต่อสร้างสัมพันธไมตรีกับผู้บริจาคหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของหน่วยงาน หน่วยงานอนุรักษ์ที่มีขนาดเล็ก เพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ด้านการอนุรักษ์ วิเคราะห์ข้อมูลผู้ใช้บริการ ทบทวนและปรับปรุงนโยบาย แบบฟอร์ม กระบวนการทำงาน และคู่มือการทำงานให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป รวมไปถึงการจัดระเบียบไฟล์ข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ (กรณีที่สามารถเข้าถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ในที่ทำงานจากที่พักได้) หรือฮาร์ดไดรฟ์ และจัดการอีเมลที่คั่งค้างต่าง ๆ เป็นต้น   

งานอนุรักษ์ สามารถปฏิบัติงานด้านการค้นคว้าหาข้อมูลถึงวัสดุอุปกรณ์ใหม่ ๆ ที่ใช้ในงานอนุรักษ์ รวมไปถึงโปรแกรมบริหารจัดการกรุอนุรักษ์ต่าง ๆ  วิเคราะห์และวางแผนจัดการกรุงานที่คั่งค้างตามกระบวนการต่าง ๆ ตรวจสอบคุณภาพงานที่แปลงเป็นสัญญาณดิจิทัลไปแล้ว  วางแผนงานจัดแสดง และการออกแบบการนำชมหน่วยงาน กรุงานผ่านระบบเสมือนจริง (Virtual Tour) และทบทวนนโยบายด้านกรุอนุรักษ์ (โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปอย่างมากในปัจจุบัน) 

งานจัดการข้อมูล สามารถปฏิบัติงานในการจัดทำข้อมูลรวมไปถึงข้อมูล Metadata ให้แก่สื่อโสตทัศน์หรือวัตถุ ทำความสะอาดข้อมูลที่ได้จัดทำแล้ว ทั้งในฐานข้อมูล เช่น ตรวจสอบตัวสะกด การใช้คำให้ถูกหลัก การจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นไปตามหลักการสากล  นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการสำรวจความเป็นไปได้ในการแบ่งปันข้อมูลกับหน่วยงานอื่น ๆ หรือเว็บไซต์ฐานข้อมูลอย่างพวก Wikipedia และ Wikidata หรือนำเข้ารูปภาพที่สามารถเผยแพร่ได้ใน Wikimedia Commons  สำรวจเครื่องมือใหม่ ๆ ในการจัดการข้อมูล เป็นต้น

งานบริการและการเผยแพร่ สามารถปฏิบัติงาน วางแผนดำเนินการประชาสัมพันธ์หรือเผยแพร่หน่วยงานผ่านระบบสื่อสังคมออนไลน์ การจัดทำข้อมูลถามตอบ การสร้างคู่มือการใช้บริการส่วนต่าง ๆ การจัดทำสื่อใหม่ ๆ เพื่อใช้เผยแพร่อย่างพอดแคสต์ (Podcast) หรือวีดิทัศน์สาธิตต่าง ๆ  การดำเนินการปรับปรุงดูแลและทำความสะอาดเว็บไซต์หน่วยงาน เช่น แก้ไขลิงก์ที่ใช้

ไม่ได้ แก้ไขข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน ทำการจดหมายเหตุเว็บไซต์

นักจดหมายเหตุ

นอกจากนี้ คู่มือนักจดหมายเหตุอยู่บ้านยังเสนอข้อแนะนำที่นักจดหมายเหตุสามารถปฏิบัติในช่วงวิกฤติการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการใส่ใจดูแลตัวเอง ทั้งทางร่างกายและจิตใจ การสร้างสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว (โดยเฉพาะกรณีที่ต้องปฏิบัติงานจากที่พักอาศัย) จัดตารางแบ่งสรรเวลาการทำงานและเวลาพัก คำนึงถึงการรักษาการทำงานเป็นทีมในหน่วยงาน การสื่อสารระหว่างผู้ร่วมงานและเพื่อนร่วมอาชีพ ประเมินผลการทำงานของตัวเอง สำรวจเป้าหมายชีวิต สร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่อาชีพตัวเองผ่านการบันทึกหรือจัดทำองค์ความรู้และเผยแพร่ในรูปแบบและสื่อต่าง ๆ ตามที่ถนัด เข้าร่วมอบรมหรือทบทวนองค์ความรู้จากคอร์สอบรมออนไลน์ต่าง ๆ ที่ถูกเปิดขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าว  เป็นต้น

หอภาพยนตร์ไทยในภาวะวิกฤติไวรัสโคโรนา 2019

ปัจจุบัน  หอภาพยนตร์ของเรา มีการปิดทำการสามช่วง ได้แก่ ในช่วงที่ 1 ปลายเดือนมีนาคม – กลางเดือนมิถุนายน 2563 ช่วงที่ 2 เดือนมกราคม – กลางเดือนกุมภาพันธ์ 2564 และช่วงที่ 3 คือ กลางเดือนเมษายน จนถึงปัจจุบัน ถึงแม้หอภาพยนตร์จะไม่ได้ปฏิบัติตามที่คู่มือฯ แนะนำก็ตาม แต่หอภาพยนตร์ก็พยายามดำเนินกิจกรรมตามภารกิจหลักโดยคำนึงถึงความปลอดภัยและระวังการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส โดยอนุญาตให้บุคลากรของหอภาพยนตร์สามารถปฏิบัติงานจากที่พักอาศัยได้ จัดทำแผนบริหารงานความต่อเนื่องในภาวะโรคระบาด มีการทบทวนองค์ความรู้ด้านการอนุรักษ์ในกลุ่มงาน เพิ่มทักษะด้านภาษาอังกฤษ มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ทบทวนคู่มือและกระบวนการทำงาน สะสางงานที่คั่งค้าง มีการนำเทคโนโลยีด้านการสื่อสารมาใช้ภายในองค์กร รวมไปถึงใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดทำเอกสารดำเนินการต่าง ๆ 

ภาพ : ภาพยนตร์ส่วนหนึ่งที่ถูกมาเผยแพร่ทางช่องทาง youtube ของหอภาพยนตร์ www.youtube.com/FilmArchiveThailand

ในส่วนงานบริการ แม้หอภาพยนตร์จะต้องปิดโรงภาพยนตร์ พิพิธภัณฑ์ภาพยนตร์ไทย และเมืองมายา ก็ได้หันมาเผยแพร่ภาพยนตร์ที่ไม่มีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ผ่านช่อง YouTube ของหอภาพยนตร์จัดงานเสวนาพูดคุยและการอบรมทางออนไลน์ รวมถึงจัดทำการนำชมพิพิธภัณฑ์ภาพยนตร์ไทยแบบเสมือนจริงด้วย

ภาวะวิกฤติไวรัสโคโรนา 2019 ที่เกิดขึ้น ถือเป็นวิกฤติที่กินเวลายาวนานที่สุดที่หอภาพยนตร์เคยประสบ (หอภาพยนตร์ เคยประสบวิกฤติอุทกภัยเป็นเวลาเกือบ 2 เดือนเมื่อปลายปี 2554) จึงถือเป็นบทเรียนล้ำค่าที่สำคัญของหอภาพยนตร์และบุคลากรที่จะต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวเตรียมพร้อมรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดที่จะเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ